替えなくてよい場合から先に

今お使いの紙、スマートフォンのメモ、LINEなどの連絡手段、表計算で、必要な記録がすぐ見つかり、同じ内容を書き直す場面もないのなら、道具を替える理由はありません。無理に替えず、今の方法をそのまま続ける選択ができます。

このページは、探し直しや書き直しが実際に起きていて、何かを検討し始めた方のためのものです。特定の製品をおすすめしたり、比べて順位を付けたりはしません。ご自身の業務で確かめる順番だけをまとめています。

まず「5つの仕事」を分ける

検索して出てくるものは、家庭向けの健康記録、飼い主さまとシッターをつなぐ場、予約と顧客管理の仕組み、業務全体をまとめた仕組みなど、目的がそれぞれ違います。比べにくいのは、次の5つの仕事が別々のものだからです。

仕事の種類 扱う内容 見るところ
予約・スケジュール いつ・どのお宅へ伺うかの受付と予定管理 空き状況の管理や日程変更の連絡が、今どこで完結しているか
顧客・ペットの台帳 飼い主さまの連絡先、ペットの基本情報や注意事項 預ける情報の範囲と、更新したときにどこが直るか
ケアの事実の記録 お世話の最中に残す、食事・排泄・活動などの事実 その場で入力し終えられるか、あとから見つけられるか
飼い主さまへの報告 お世話が終わったあとに伝える文章や書面 報告の形が事業ごとに違うため、自分の型に合うか
料金・請求・決済 金額の計算、請求、お支払いの受け取り 今の会計・請求の流れを変えずに済むか

1つの道具で5つ全部を引き受けるものもあれば、1つだけを扱うものもあります。どちらが優れているという話ではなく、困っている仕事と、道具が扱う仕事が合っているかどうかです。5つのうち4つは今の方法のままで足りていて、1つだけを見直せばよい場合もあります。

7つの確認項目

上から順に見ていくと、あとの項目ほど実際に触ってみないと分からない内容になります。1と2の時点で目的に合わない候補が分かる場合もあるため、順番どおりに確認します。

  1. 5つの仕事のうち、どれで困っているのかを先に決める

    「記録アプリ」を探し始める前に、上の5つのうち実際に手間が出ているものに印を付けます。予約で困っているのにケア記録の道具を替えても、負担は動きません。困りごとが2つ以上あるときは、今いちばん時間を取られている1つから見ます。

  2. お世話の最中に、その場で入力し終えられるか

    次のお世話に移る前や、玄関を出る前の短い時間で1件が終わるかを見ます。項目が多いほど記録は詳しくなりますが、その場で終わらなければ、あとで記憶から書き起こす流れが残りやすくなります。実際に自分の手で1件入力してみて、途中で止まる箇所があるかを確かめます。

  3. ペット名と日付から、あとで探し出せるか

    記録は書くときより、探すときに差が出ます。数日前の日付で架空の記録を1件作っておき、あとから「どのペットの、いつの記録か」をたどれるか試します。写真を添えた場合に、その写真が同じ記録として一緒に見つかるかも確認します。

  4. 同じ事実を二度書く場面が残らないか

    道具を入れたあとの流れを、最初から最後まで一度なぞります。その場で書いた事実を、報告用や一覧用にもう一度書き写しているなら、書き直しはそのまま残ります。減らしたいのは入力の回数ではなく、同じ内容を二度書く場面です。

  5. 訂正や追記のあとで、いつの記録か分かるか

    書き間違いや、あとから補足したい事実が出た場合を試します。直したあとに最新の内容がどれか分かるか、あとから追記した分が区別できるかを見ます。お客さまから問い合わせを受けたときに示せる形になっているかという観点です。

  6. 預ける情報の範囲と保存先が説明されているか

    飼い主さまの氏名や連絡先まで入れる必要があるのか、ケアの事実だけで足りるのかを分けて考えます。そのうえで、データがどこに保存され、書き出しや削除をどう頼めるかが説明されているかを確認します。説明を読んで分からない点は、契約前に文章で質問しておくと、あとの判断が楽になります。

  7. 記録を書き出せるか、やめるときに手元に残るか

    合わなければ戻せることが、試す前提になります。記録をファイルとして書き出せるか、利用をやめたときに手元に何が残るかを、始める前に確認します。ここが分からないままだと、続けるかどうかの判断そのものがしにくくなります。

コピーして使う確認シート

下のテキストをコピーして、メモ帳や普段お使いの連絡手段に貼り付け、候補ごとに書き込んでお使いください。このページに入力欄や送信の仕組みはありません。

記録アプリ 確認シート（候補名：　　　　　　）

1. 困っている仕事はどれか（予約／台帳／ケア記録／報告／決済）：
2. お世話の最中に、その場で入力し終えられたか：
3. ペット名と日付から、あとで探し出せたか：
4. 同じ事実を二度書く場面が残っていないか：
5. 訂正・追記のあと、いつの記録か分かるか：
6. 預ける情報の範囲と保存先が説明されているか：
7. 記録を書き出せるか、やめるときに何が残るか：

架空データで試した日：
判断（続ける／今の方法に戻す）：

試すときは、架空のペット1匹・架空の1日分だけで十分です。実在の飼い主さまやペットの情報は、お試しの環境に入力しないでください。判断の基準は、導入したかどうかではなく、探し直しと書き直しが実際に減ったかどうかです。減らなければ、元の方法に戻します。

ケアの事実と、医療上の判断は分ける

記録に残すのは、実施したことと観察した事実までです。体調の評価や原因の推測、薬に関する判断は、記録の道具が引き受けるものではありません。飼い主さまから事前にご指示を受けている事柄がある場合も、指示どおり実施したという事実だけを残します。

普段と違う様子に気づいたときは、どの道具を使っていても、事業でお決めになっている普段の連絡手順どおり、飼い主さまや獣医師へご連絡ください。記録には、いつ・何を見て・どこへ連絡したかという事実を残します。

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ケアの事実の記録だけを見直したい方へ

5つの仕事のうち「ケアの事実の記録」だけが問題になっている場合の選択肢として、合同会社AZでは、お預かり中の事実をペットごとに残し、あとから見返すためのケア記録ツールを用意しています。登録不要の公開デモがあり、デモで入力したケア記録はお使いのブラウザ内だけに保存されます。

このツールに、予約管理・顧客管理・決済の機能はありません。報告書を自動で作成したり、自動で送信したり、記録を飼い主さまへ直接共有したりする機能もありません。今後の予定としてお約束するものでもないため、上の7項目は、現在ある機能だけで確かめてください。予約や決済は、今お使いの方法をそのまま続けていただく前提です。

ケア記録ツールの説明と公開デモを見る